Aegon

Aegon is een organisatie met een vooruitstrevend facilitair bedrijf. Zo zijn ze al jaren bezig met de vraag hoe de facilitaire processen slimmer en duurzamer kunnen worden aan de hand van technologie. Vanaf 2017 wordt met Beyond Eyes samengewerkt om het vastgoed zo efficiënt mogelijk te gebruiken. Vervolgens zijn in 2020 plannen gemaakt om ruimtes helemaal af te stoten en extra energie te besparen om zo de kosten te verlagen. Om dit plan te toetsen zijn cijfers nodig. Daar helpt Beyond Eyes bij.

Het is 2020. Aegon is bezig met een nieuw werkconcept: Smart working. Doel is efficiënt met de gebouwen om te gaan en een flexibele en prettige werkomgeving te bieden. Om dit te bereiken wil Aegon afstappen van het vlekkenplan met vaste plekken. Daarvoor in de plaats wil het facilitair bedrijf een flex- en hybride werkomgeving implementeren, vastgoed afstoten en energie besparen.

Om er zeker van te zijn dat dit concept kan werken, is het facilitair bedrijf met behulp van Beyond Eyes gaan monitoren hoe werkplekken en -ruimtes worden gebruikt. Dat is nodig volgens Anje Meijer, Programma manager facilitair en Walther Huyzen, hoofd facilitair bedrijf, want dit concept stuit op weerstand. “Managers stonden destijds aan mijn bureau om te melden dat er juist te weinig werkruimte zou zijn.”, aldus Huyzen.

Maar de meting laat iets anders zien dan de managers denken. Meijer: “De data die Beyond Eyes ophaalt, toont aan dat een werkplek slechts ten dele wordt bezet. Dat is voor de managers echt een eye opener geweest.” Huyzen vult aan: “Ze zeiden: ‘we moeten onze medewerkers op een andere manier gebruik laten maken van onze werkplekken.’ Dit zijn dezelfde managers die aan mijn bureau stonden.” Meijer: “Mede met Beyond Eyes hebben we ons concept kunnen toetsen. Hierdoor hebben we het Smart working concept succesvol kunnen uitvoeren, onze gebouwen anders ingericht en zelfs 38% van ons vastgoed kunnen afstoten.”

Dit succes zorgt ervoor dat er wordt nagedacht over de verdere mogelijkheden van data. Meijer: “We zien dat je zoveel met data kunt. Als je het goed benut, kun je met data je pand flexibel gebruiken door bijvoorbeeld de helft van je pand op een bepaalde dag dicht te doen en niet aan te bieden. Daarmee kun je potentieel enorme energiebesparingen behalen. Als je die data niet hebt, kan het zijn dat je een gebouwdeel open houdt en de klimaatinstallatie van dat deel aanhoudt voor één persoon. Daarnaast kun je de bezettings- en benuttingsdata ook combineren met energiedata en data over het binnenklimaat. Dat geeft veel bruikbare inzichten.”

Daarom is besloten om Beyond Eyes breder in te zetten. Beyond Eyes kan namelijk allerlei data verzamelen en bij elkaar brengen in een overzichtelijk dashboard. Denk hierbij aan schoonmaakdata, binnenklimaatdata (CO₂, luchtvochtigheid en temperatuur) en data over het energieverbruik en -gebruik. Daarnaast zijn er verschillende experts vanuit de Beyond Eyes-partners Heijmans, CSU en PreZero die op basis van de data advies kunnen uitbrengen en verbeteringen kunnen doorvoeren op facilitaire processen en gebouwbeheer.

Aegon heeft besloten om ook het binnenklimaat en energieverbruik te monitoren en maakt daarnaast gebruik van het advies van de energie experts van Heijmans Energie Services. Peter de Valck, Gebouwbeheer Aegon, zit maandelijks met de energie expert. “Dankzij het afstoten van de panden, maar zeker ook door de pandemie, hebben we heel veel energie kunnen besparen. Dat zie je terug in de rapportages. Nu houden we vooral ons energieverbruik bij. De expert haalt die data uit het Beyond Eyes dashboard om het maandelijkse energieverbruik te bespreken. In samenspraak met ons doet hij eventueel besparingsaanpassingen als er afwijkingen zijn.”, aldus De Valck.

Valck gebruikt het dashboard van Beyond Eyes daarnaast om te rapporteren voor de jaarlijkse audits. Vanuit het Beyond Eyes dashboard kan Aegon bijvoorbeeld laten zien dat ze voldoen aan de ISO-50001 norm.

In datzelfde dashboard ziet Valck ook hoe het binnenklimaat in de vergaderruimtes is. “In de vergaderruimtes hangen klimaatsensoren. Op het moment dat er een overschrijding is van de CO₂-waarde, de temperatuur of de luchtvochtigheid, komt er een melding binnen bij mij in het dashboard en bij de onderhoudspartij. De onderhoudspartij moet ermee aan de slag en onderzoeken waar het probleem vandaan komt.”

Op termijn is in het dashboard ook zichtbaar hoe organisaties presteren op hun afvalmanagement. Want onlangs is PreZero aangehaakt als partner van Beyond Eyes. Dit biedt volgens Huyzen alleen maar kansen. “We maken op dit moment nog geen gebruik van de slimme dienst, maar de toetreding van PreZero bij Beyond Eyes biedt perspectief voor de toekomst.”

Een belangrijk begrip in dit verhaal is volgens Huyzen validatie. “We kunnen een heleboel verzinnen, zoals het Smart working concept, maar dit soort dingen moet je toetsen. Anders kun je de discussie niet aangaan en de gewenste veranderingen niet doorvoeren. De inzichten van Beyond Eyes spelen hier een belangrijke rol in.” Meijer beaamt dit en vult aan: “Met de data kun je je voorspellend vermogen toetsen. Op basis daarvan kun je een heleboel dingen doen en kun je je facilitaire dienstverlening echt stukken efficiënter inrichten.”

Volgens Huyzen wordt data alleen maar belangrijker in facilitair management. “Beyond Eyes heeft goud in handen. Maak daar gebruik van.”, zijn de afsluitende woorden van het hoofd van het facilitaire bedrijf van Aegon.