Gemeente Venlo

Stadskantoor Venlo wilde na de coronasluiting een snelle en veilige terugkeer naar de werkvloer garanderen voor de medewerkers. De gebouwen werden voorzien van 860 sensoren. Vervolgens was het systeem voor werkplekreserveringen, inclusief een online dashboard in 8 dagen live. Hierop ziet de gemeente in één oogopslag, real time de bezetting en het gebruik van werkplekken. En dat is nog maar het begin.

Het stadskantoor van de gemeente Venlo is een bijzonder gebouw, want ontworpen en gebouwd volgens het principe van Cradle to Cradle. Daardoor is het onder andere duurzaam, zelfvoorzienend in energie, water en lucht en biedt het een zo prettig mogelijke werkomgeving. Beyond Eyes draagt hier inmiddels aan bij. Het hielp medewerkers snel en veilig terugkeren op kantoor.

Ruud Geraedts is Facility Manager bij de gemeente Venlo. Corona versnelde zijn bestaande interesse in datagedreven werken. “Ineens rees de vraag: hoe zorgen we ervoor dat onze werknemers veilig terug kunnen naar de werkvloer? Data zouden daar een oplossing voor kunnen zijn. Een jaar geleden verdiepte ik mij al hierin. Ik merkte namelijk dat we bij de indeling veel op gevoel deden. Intern kreeg ik regelmatig van collega’s te horen dat het te druk was in het gebouw, ze vroegen mij of het mogelijk was om er werkplekken bij te zetten. Toch zag ik tijdens rondes regelmatig lege werkplekken. Ik had hard bewijs nodig om hun te laten inzien hoe de bezetting daadwerkelijk verliep in het gebouw, om zo het gevoel te weerleggen.”

Na oriëntatie op verschillende partijen werd voor Beyond Eyes gekozen omdat het systeem werkt met anonieme data. Werknemers willen niet het gevoel hebben dat ze gecontroleerd worden. Doordat een duidelijk doel was vastgesteld, nam de implementatie slechts 3 weken in beslag. 510 sensoren werden in 1 dag geplaatst, 350 sensoren enkele dagen later en vervolgens was het systeem in 8 dagen live. Inmiddels kan de gemeente de bezettingsgraad van de werkplekken monitoren en de mogelijkheid bieden om werkplekken te reserveren.

Infraroodsensoren onder bureaus en aan de wand van vergaderzalen registreren warmte en beweging. Data worden vanuit drie gateways in het gebouw, via het onafhankelijke netwerk, doorgestuurd naar het systeem. Het dashboard geeft Geraedts inzicht in de data. Zijn eerste prioriteit was inzicht in de bezettingsgraad van de werkplekken; de bezetting en benutting van het gebouw zijn nu in één oogopslag zichtbaar. Dit mede dankzij filters per dag en per werkplek of afdeling.

Voor Geraedts is dit dashboard overzichtelijk en biedt het hem de informatie die hij nodig heeft. Nu de eerste fase – de bezettingsgraad in de opstartfase monitoren – bijna voorbij is, denkt hij na over hoe hij de data nog meer zou willen inzetten. “Wellicht dat we medewerkers inzicht gaan geven in de beschikbare werkplekken of dat we gebruik gaan maken van een reserveringssysteem.” Hij is er zeker van dat dit het begin is van een veel grotere ontwikkeling. “Ik zie nu al dat deze data goud waard zijn: we zetten ze in om de veiligheid van medewerkers te kunnen garanderen. Maar in de toekomst kan er veel meer. We zouden de schoonmaak kunnen aanpassen op de bezetting. En stel dat we zien dat er een werkplek is waar niemand gaat zitten, dan moeten we uitzoeken waar dat door komt. Is een bureau kapot, of maakt het koffieapparaat te veel herrie? Op die manier kun je je gebouw veel gerichter inrichten. Dat helpt ons als Facility Management enorm, want zo kunnen we nog beter onze hoofdtaak uitvoeren: medewerkers een zo fijn mogelijke werkomgeving bieden.”