OLVG – locatie Spuistraat

De locatie Spuistraat van het OLVG ziekenhuis fungeert als een belangrijke dependance voor Amsterdammers woonachtig in het centrum. Op weinig vierkante meters wordt hier zoveel mogelijk zorg geboden. De ruimtes zijn flexibel ingedeeld en zó ingericht dat vrijwel elk specialisme deze kan gebruiken. Dat leek een volledige bezetting en benutting op te leveren, maar handmatig onderzoek van locatiemanager Carlien Meijs, leverde een ander beeld. “Waar ruimtes 100% leken geclaimd, bleek dit in de praktijk soms maar 50% te zijn. En dat terwijl er geklaagd werd over ruimtegebrek en de roep om bijbouwen steeds luider klonk.”

“Toen de locatie Prinsengracht van OLVG werd gesloten en verkocht, moesten wij op zoek naar een nieuwe locatie. De vraag van huisartsen, gemeente en bewoners was om in het centrum te blijven, om de tweedelijnszorg te leveren dicht tegen de eerstelijnszorg aan.” Carlien Meijs over de huidige locatie: ”We hebben gelukkig aan de vraag kunnen voldoen; inmiddels huizen we alweer ruim vijf jaar in dit oude schoolgebouw aan de Spuistraat, waar op doordeweekse dagen uitsluitend poliklinische zorg wordt geboden. Het OLVG huist op de begane grond en derde verdieping, de overige verdiepingen worden verhuurd aan huisartsen, een verloskundigepraktijk, fysiotherapiecentrum, de thuiszorg, een mensendieckpraktijk, apotheek en nog meer zelfstandige zorgaanbieders. Dit zorgt al met al voor een groot aanbod van meerderelijnszorg in één “huis” en korte lijnen en wachttijden voor patiënten. Op de bovenste verdieping zijn vergaderruimtes en wordt geluncht.

De ruimtes werden oorspronkelijk ingedeeld op basis van de vraag: specialisten konden de agenda voor het hele jaar invullen,” aldus Meijs. “Iedereen ervaarde daarbij altijd gebrek aan ruimte en daar was lange tijd veel discussie over. Ik had een sterk vermoeden dat het anders lag en mijn handmatige analyse wees inderdaad uit dat het in de praktijk meeviel. Zo bleek dat sommige specialismen de geclaimde ruimtes maar 60% van de tijd gebruikten. Dan boekten ze voor het hele jaar elke week een spreekkamer voor een bijenkomst, die vervolgens regelmatig werd afgezegd. Waardoor de ruimte op dat dagdeel op papier bezet was, maar in de praktijk regelmatig leeg stond. Ik ontdekte ook dat er op woensdagen en vrijdagen sprake was van flinke onderbezetting.”

Meijs had behoefte aan systeem dat haar analyse kon onderbouwen, ook richting de Raad van Bestuur, en de bezettingsgraad hielp optimaliseren. De locatiemanager kwam uit bij Beyond Eyes en koos voor de dienst Be Equipped met dienstverlening Essentials. Er werd aanvankelijk gestart met 9 sensoren om de daadwerkelijke bezetting en benutting te meten. Inmiddels is dit uitgebreid naar 20 sensoren voor de looptijd van een jaar en werkt ook de beveiliging met dit systeem.

“Sinds de komst van Beyond Eyes is de bezettingsgraad enorm verbeterd: het is nu voor alle gebruikers direct inzichtelijk waar een ruimte vrij is, ook als ze deze spontaan nodig hebben. Gepersonaliseerde dashboarden maken dit mogelijk voor alle specialisten. We zijn de proef wat later begonnen vanwege Corona en daardoor eerst alleen voor drie maanden op de begane grond. De capaciteitsmeting leverde al snel voordelen op: het dashboard is eenvoudig en toegankelijk, er kwam rust in het zoeken naar ruimtes, wat ook zorgde voor minder gedoe en irritaties. Al met al zijn een hoop heilige huisjes ten goede doorbroken. En je kunt je voorstellen dat het voor de beveiliging nu een stuk handiger is om op het dashboard de bezetting inzichtelijk te hebben. Dat maakt de eindronde op de verschillende verdiepingen makkelijker en sneller. Ze hoeven nu minder heen en weer te lopen omdat ze in één oogopslag zien of een ruimte op ‘groen’ staat en dus leeg is.”

Voor het OLVG Spuistraat zijn de resultaten evident. Meijs werpt tijdens het gesprek ook een blik op de toekomst: “De looptijd van het huidige abonnement is een jaar maar ik zie nu al twee uitbreidingsmogelijkheden: voor de andere zorgverleners/huurders in dit pand en OLVG-breed voor implementatie op de locaties West en Oost. Dat laatste heeft meer tijd nodig maar in deze tijden van thuiswerken zie ik kansen. Inzicht thuis, op persoonlijke dashboards op de telefoon, zorgt voor een betere en veiligere spreiding en benutting van flexplekken en vergaderruimtes. Zo leg je de verantwoordelijkheid neer bij de medewerkers en dat werkt in mijn ogen toch het beste.”

Ze besluit: “Over implementatie van het systeem gesproken: de eenvoud en snelheid daarvan was ontzettend fijn. Het draadloze netwerk draait ook veilig buiten ons eigen netwerk om, daar kwamen logischerwijs vragen over vanuit de afdeling Vastgoed OLVG bijvoorbeeld. Gelukkig is mijn contactpersoon bij Beyond Eyes snel bereikbaar en altijd bereid om mee te denken of zaken toe te lichten. Wat dat betreft doen we het echt samen, om uiteindelijk te komen tot het beter managen van de ruimtes op de alle verdiepingen van onze locatie.”