Ruimte besparen bij Zuyderland Medisch Centrum

Investeren in data en inzichten om 1 miljoen euro te besparen, dat deed het Zuyderland Medisch Centrum (MC) in 2022. Met de inzichten in ruimtegebruik, geleverd door Beyond Eyes, kwam Yvette Cox - projectleider Vastgoed en Bouw bij het Zuyderland MC - tot de conclusie dat een uitbouw van het poliplein in het ziekenhuis in Heerlen niet nodig is.

Het is najaar 2021. Op het bord van V&B ligt een lastig huisvestingsvraagstuk: er moeten tien kamers bijkomen voor een nieuwe poliklinische afdeling op locatie Heerlen. Aangezien er over het algemeen wordt gedacht dat er een tekort aan ruimte is, is de verwachting dat er uitgebouwd zal gaan worden – een grote investering.

Maar Yvette kijkt samen met haar collega’s verder. Ze vermoedt dat er niet uitgebouwd hoeft te worden en dat het efficiënter kan. Ze heeft namelijk het idee dat het meevalt met het ruimtegebrek op het poliplein en dat daar kamers beschikbaar kunnen worden gemaakt voor de nieuwe polikliniek. Om daar zeker van te zijn, wil V&B weten hoe de bezetting en benutting daadwerkelijk zijn. Dit is het startsein voor de samenwerking tussen Zuyderland MC en Beyond Eyes.

Om een compleet beeld te krijgen, trekken Yvette en Beyond Eyes één jaar uit om de bezetting en benutting op het poliplein in kaart te brengen. Yvette: “Dankzij de goede samenwerking en het advies van ons contactpersoon bij Beyond Eyes, Lars van der Pluijm, hebben we de kamers heel gedetailleerd kunnen meten. Beyond Eyes loopt daarin voor. Zij meten continu en alle data komen samen in een overzichtelijk dashboard.”

Lars vult aan: “We hebben de polikamers uitgerust met twee sensoren: één meet of de ruimte bezet is en één meet of er een patiënt aanwezig is. Dat laatste doen we door een sensor onder het bureau in de richting van de patiënten stoel te plaatsen. Deze meet aanwezigheid door middel van infrarood en is volledig anoniem, wat erg belangrijk is, helemaal in deze context.”

Yvette: “Deze manier van meten is heel waardevol omdat we op het poliplein werken met een systeem waar ruimtes zijn voor het poliproces (waar spreekuur is ) en waar ruimtes zijn voor administratief werk en telefonische consultaties.” De metingen laten zien hoe de kamer daadwerkelijk wordt gebruikt en hoe vaak er een patiënt aanwezig is. Dat levert belangrijke inzichten op. Van der Pluijm: “Op basis van de huidige data zien we een gemiddelde bezetting van 47% en een maximaal gemeten bezetting van 77%. Dit vertelt ons dat het is mogelijk om binnen het bestaande poliplein minimaal 10 spreek/ onderzoekskamers de kunnen voorzien van de poli, zonder dat er een tekort aan kamers ontstaat.”

De data heeft het vermoeden van Yvette en haar collega’s bevestigd. “De samenwerking met Beyond Eyes heeft ertoe geleid dat we de nieuwe afdeling kunnen inpassen in het bestaande poliplein. Dat heeft ons uiteindelijk veel bespaard. We hadden €1,2 miljoen begroot voor een eventuele verbouw. Maar dankzij de inzichten die Beyond Eyes genereerde, hoefden we maar één tiende van het begrootte bedrag uit te geven. Data en de nuance daarin hebben geleid tot het antwoord op ons huisvestingsvraagstuk.”

Bovendien halen data volgens Yvette de emotie uit de discussie met gebruikers. “Er valt niet over te twisten. Tegelijkertijd zien we ook dat communicatie belangrijk is. We benaderen dit soort kwesties daarom niet als een huisvestingsvraagstuk.” Het gaat volgens Yvette namelijk om de mensen die er werken. Zij moeten zich er goed bij voelen. “Als je het gesprek vanuit die gedachte voert en dat onderbouwt met cijfers, krijg je belanghebbenden mee”, aldus Yvette.

Ook na de meetperiode hangen de sensoren er nog en meten ze iedere dag de bezetting en benutting. Yvette: “Dat doen we omdat al gauw duidelijk werd dat deze data ook nuttig is voor de planners binnen het poliplein. Zij maken iedere dag gebruik van de real time bezettingsdata. Op deze manier kunnen ze inspelen op veranderingen en ad hoc vraagstukken over ruimtebehoefte.”

Yvette gelooft in de kracht van data, en gebruikt data het liefst ook voor de andere huisvestingsvraagstukken die er liggen. Sterker nog, volgens haar is het een cruciaal onderdeel van de programmering van de huisvestingsstrategie. “Uiteindelijk moeten we heel veel vierkante meters besparen. We kunnen, in tegenstelling tot de locatie in Heerlen, in Sittard niets afbreken. Maar we kunnen wel onze ruimtes optimaal benutten door deze te meten zodat we weten waar we gebouwdelen kunnen sluiten. Hier zie ik dus grote kansen voor data.”